La gestione amministrativa e contabile degli affitti brevi: la guida completa

Molte persone, proprietarie di immobili in località turistiche o in contesti di interesse come le grandi città, decidono di collocare le loro proprietà a reddito utilizzando il sistema degli affitti brevi per avere così un ritorno economico.

Occorre ricordare però che la gestione amministrativa e contabile degli affitti brevi richiede attenzione a diversi aspetti, inclusa la fiscalità, la registrazione dei contratti e la comunicazione dei dati. Per la contabilità, è essenziale tenere traccia di entrate e spese, e per la gestione fiscale, è importante conoscere la cedolare secca e la sua applicazione.

In questa guida troverai tutte le informazioni più importanti da conoscere per gestire al meglio la tua attività.

Affitto breve: le caratteristiche

Per “affitto breve” si intende una particolare tipologia di contratto di locazione che prevede un uso abitativo con una durata limitata, che può avere finalità turistica ma può essere anche utilizzata anche per motivi di lavoro o personali.

La normativa di riferimento è art. 4 del D.L. 50/2017 che descrive le caratteristiche principali delle locazioni brevi:

• L’immobile deve essere locato con uso abitativo con una durata massima di 30 giorni per contratto, se si supera questa durata nell’arco dell’anno per gli stessi contraenti occorre la registrazione del contratto presso l’Agenzia delle Entrate;
• Il locatore dell’immobile deve essere una persona fisica, con una disponibilità di massimo quattro immobili utilizzati per la locazione breve, che offre un contratto di locazione ad un privato (altrimenti si passa ad una gestione imprenditoriale);
• Il locatore può gestire l’attività di locazione in autonomia oppure attraverso gli intermediari immobiliari (i Property Manager) o le piattaforme online per affitti brevi.

Insieme al soggiorno, possono essere anche offerti servizi accessori come la fornitura della biancheria o la pulizia dei locali, mentre sono escluse le forniture di servizi aggiuntivi “non connessi con le finalità residenziali dell’immobile”. Anche i ricavi derivanti dai servizi accessori sono soggetti allo stesso regime fiscale degli affitti brevi.

I regimi fiscali che possono essere applicati per la gestione dell’attività degli affitti brevi sono due tipi: la cedolare secca e l’aliquota IRPEF, che consentono vantaggi e hanno obblighi differenti.

Queste sono le indicazioni generali ma occorre poi fare attenzione ad eventuali regolamenti e restrizioni locali su questo tipo di locazione che variano in base al comune e alla regione.

La gestione amministrativa degli affitti brevi

Per quanto riguarda la gestione amministrativa, anche qui sono presenti molti aspetti da considerare e diversi obblighi da rispettare.

• Obbligo di acquisizione e registrazione del CIN

A partire dal 1° gennaio 2025, occorre ottenere il Codice Identificativo Nazionale (CIN) per tutti gli immobili destinati agli affitti brevi, tramite la Banca Dati Strutture Ricettive (BDSR). Il codice identificativo dell’immobile è univoco e deve essere incluso in tutti gli annunci pubblicitari, sia online che offline, ed esposto all’esterno dello stabile;

• Registrazione telematica dell’immobile

Per alcune regioni o comuni, occorre infatti registrare l’immobile online sul portale del comune di riferimento;

• Comunicazione all’Agenzia delle Entrate

I gestori delle piattaforme online hanno l’obbligo di comunicare all’Agenzia delle Entrate, trimestralmente, i dati dei locatori, i corrispettivi percepiti e il numero di operazioni effettuate, come stabilito dal provvedimento 86984/2022. 

• Comunicazione degli ospiti alla Questura

Entro 24 ore dal loro arrivo nella struttura occorre registrare il loro generalità e darne comunicazione attraverso il portale.

La gestione contabile per gli affitti brevi

Altro aspetto da considerare per una gestione contabile corretta e puntuale degli affitti brevi è la conservazione di tutte le ricevute, le fatture e gli estratti conto bancari relativi all’attività, per dimostrare le entrate e le spese alle autorità fiscali e per risolvere eventuali contestazioni, in caso di controlli.

Inoltre, vi è anche l’obbligo della trasmissione dei dati inerenti ai contratti al sistema statistico regionale relativi alle presenze e alle assenze degli ospiti.

La gestione fiscale degli affitti brevi

Per la gestione fiscale degli affitti brevi si fa riferimento alle modifiche introdotte dal Decreto-legge 73/2022 (Decreto Semplificazioni) e della Legge di Bilancio 2024, finalizzate a rendere queste attività più trasparenti, ad esempio con l’introduzione del CIN (Codice Identificativo Nazionale) e della possibilità di scegliere la cedolare secca con aliquota al 21% sui redditi.

La tassazione: cedolare secca o aliquota IRPEF

Per la tassazione degli affitti brevi è possibile scegliere tra due tipologie di tassazione: la cedolare secca oppure l’aliquota IRPEF. Vediamo le differenze tra le due.

La cedolare secca

Gli affitti brevi sono generalmente soggetti alla cedolare secca, che sostituisce l’IRPEF e permette di non cumularla con altri redditi. L’aliquota è del 21% per il primo immobile, e del 26% per gli eventuali immobili aggiuntivi. La cedolare secca applica infatti una percentuale fissa, al contrario dell’aliquota IRPEF.

Le caratteristiche della cedolare secca sono:

• Il reddito imponibile fa riferimento ai redditi ottenuti dall’affitto breve;
• Non è possibile detrarre le spese di manutenzione o di ristrutturazione per gli immobili;
• Non sono previste imposte regionali e comunali.

L’aliquota IRPEF

Per quanto riguarda l’aliquota IRPEF, sono previste delle aliquote progressive, dal 23% al 43%, sulla base del reddito complessivo annuale e i redditi da locazione devono essere inseriti nella dichiarazione dei redditi (modello 730 o modello Redditi P.F.)

Se si sceglie la tassazione ordinaria IRPEF, è possibile dedurre alcune spese relative all’immobile, come gli interessi passivi sul mutuo, le spese per la manutenzione ordinaria e straordinaria, le spese condominiali, il compenso del Property Manager e le spese per la promozione pubblicitaria. Occorre allora conservare tutta la documentazione necessaria.

Gli altri oneri fiscali

Oltre al pagamento delle imposte, esistono altri adempimenti fiscali da rispettare per non incorrere in sanzioni ed essere sempre in regola:

• Il rilascio della ricevuta in caso di pagamento in contanti per un importo massimo di 5.000 euro (se superiore occorre un pagamento tracciato); mentre in caso di pagamento tracciato la ricevuta si può rilasciare solo su richiesta;
• L’applicazione della marca da bollo di 2 euro sulla ricevuta se l’importo è superiore a 77,47 euro;
• Il versamento della tassa di soggiorno, in alcuni Comuni è prevista la tassa di soggiorno per i turisti che soggiornano in affitti brevi: si tratta di un importo, stabilito dal comune, per i turisti maggiorenni e dovuto per ogni notte del soggiorno e fino ad un numero massimo di notti. Questa imposta varia da comune a comune e va versata entro le scadenze stabile;
• Il pagamento dell’IMU (Imposta Municipale Unica, se l’immobile risulta come seconda casa del proprietario;
• Il versamento periodico dell’IVA che deve essere effettuato in caso di fornitura di servizi extra come pulizie, colazioni o trasporto calcolando l’IVA al 10%.

In caso la gestione degli affitti brevi sia stata affidata ad un intermediario immobiliare o ad un gestore telematico, occorrerà effettuare la ritenuta a loro carico che dovrà essere versata con il modulo F24.

Quando si utilizzano piattaforme online di prenotazione, è importante considerare che questi portali applicano una commissione, che viene detratta dall’importo del canone trasferito al proprietario. Tale commissione incide anche sul titolare del reddito. Ciò significa che l’ammontare ricevuto dal portale non equivale a quello pagato dall’ospite, poiché risulta al netto delle commissioni. Il titolare del reddito ha l’obbligo allora di emettere una ricevuta per l’importo totale corrisposto dall’ospite.

In generale, l’attività di locazione occasionale e sporadica viene esentata dal pagamento dell’IVA (secondo l’articolo 10, n.8, Dpr 633/1972).

Come scegliere la tassazione migliore per la gestione degli affitti brevi?

La scelta del regime per la gestione fiscale va valutata caso per caso e destreggiarsi tra gli obblighi fiscali, il rispetto delle normative e delle scadenze non è facile.

Per evitare errori o dimenticanze, ci si può affidare alla consulenza di una persona esperta come l’assistente virtuale amministrativa e contabile.

In linea generale, si può dire che in caso di reddito elevato, se l’aliquota IRPEF dovesse superare il 21% e se non ci sono costi elevati di gestione dell’immobile è più conveniente aderire alla cedolare secca.

Mentre l’applicazione dell’aliquota IRPEF è da preferire in presenza di redditi più bassi e di grosse spese deducibili.

Inoltre, nel caso tu sia in possesso di cinque o più alloggi utilizzati per l’attività di affitti brevi, si delineano le caratteristiche di un’attività imprenditoriale ed occorre necessariamente procedere con:

• L’apertura della partita IVA;
• L’iscrizione al Registro delle Imprese;
• L’applicazione dell’aliquota IRPEF, dove è possibile portare in detrazione le eventuali spese sostenute per la gestione dell’attività.

Le sanzioni applicabili

Se non vengono rispettati questi obblighi fiscali e normativi, si può incorrere in sanzioni significative da parte delle autorità competenti, in particolare:

• Se non si è in possesso del CIN è prevista una sanzione pecuniaria che va da 800 a 8.000 euro, a seconda della grandezza della struttura destinata all’affitto breve;
• La mancata esposizione del CIN può essere punita con una sanzione che va da 500 a 5.000 euro, calcolata in base alla grandezza della struttura e applicata per ciascuna struttura;
• Per l’omessa dichiarazione dei redditi, la sanzione prevista va dal 120% al 240% dell’imposta dovuta, con in più gli interessi di mora;
• Per l’omessa comunicazione degli ospiti alla questura, la sanzione amministrativa prevede un importo fino a 1.000 euro, oltre a possibili implicazioni penali in caso di ripetizione dell’infrazione;
• Per la mancata applicazione o il mancato versamento della cedolare secca o IRPEF, sono previste sanzioni con importi proporzionali all’importo omesso;
• Per il mancato versamento dell’imposta di soggiorno, è prevista una sanzione pari al doppio dell’importo omesso, più gli interessi;
• Per la mancata osservanza delle norme di sicurezza antincendio e dell’assenza di dispositivi per la rilevazione del gas e di estintori, sono previste delle sanzioni amministrative pesanti, con sanzioni pecuniarie da 600 a 6.000 euro con la possibile sospensione dell’attività.

In conclusione

La gestione amministrativa e contabile degli affitti brevi richiede quindi una conoscenza approfondita delle normative vigenti, l’impegno nella gestione dei documenti e la consapevolezza delle implicazioni fiscali. La gestione autonoma può non bastare ed è consigliabile rivolgersi a un professionista del settore per ottenere supporto e chiarimenti, soprattutto alla luce delle recenti novità normative.

L’assistente virtuale amministrativa e contabile può aiutarti nella gestione della tua attività di affitti brevi, con competenza e professionalità.

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