E-commerce e vendita prodotti all’estero: informazioni complete e aggiornate al 2026
Hai un e-commerce e vuoi iniziare a vendere all’estero? Oppure sei un artigiano che ha ricevuto alcuni ordini da clienti europei e non sai come gestire IVA e documentazione?
Se vendi prodotti fisici (e-commerce, artigianato, rivendita merci), questa guida ti spiegherà tutto quello che devi sapere per gestire correttamente le vendite internazionali, scoprendo le differenze tra cessioni intracomunitarie (Art. 41), sistema OSS per vendite B2C, e le esportazioni extra-UE.
Questo ti permetterà di evitare errori e mancanze con il rischio di sanzioni, anche gravose.
A chi è destinata questa guida
Questa guida è pensata per tutte le persone che:
hanno un e-commerce che vende prodotti fisici;
sono artigiani che producono e vendono i propri manufatti;
sono dei rivenditori di prodotti (dropshipping incluso);
vendono su marketplace di grandi gruppi internazionali;
vogliono espandere le vendite di beni in Europa o nel mondo.
Prima di entrare nel dettaglio, chiariamo la distinzione cruciale tra cessione di beni e prestazione di servizi.
La cessione di beni prevede la vendita di prodotti fisici tangibili e comporta un trasferimento di proprietà e movimento fisico della merce, come ad esempio l’abbigliamento, l’elettronica, gli alimentari e l’artigianato.
La prestazione di servizi comprende la fornitura di attività intellettuali o lavorative e non c’è movimento fisico di beni, come ad esempio attività di consulenza, di servizi digitali e di formazione online.
Perché è importante? Perché le regole IVA, gli obblighi doganali e la documentazione richiesta sono completamente diversi.
Tre scenari principali per la vendita di prodotti all’estero
Quando vendi prodotti fisici all’estero, puoi trovarti in tre situazioni diverse, ciascuna con regole specifiche. Vediamole nel dettaglio.
La cessione intracomunitaria B2B (Art. 41) se vendi a un’impresa con Partita IVA di un altro paese UE. In questo caso non applichi l’IVA italiana (non imponibile), il cliente applicherà l’IVA nel suo Paese (reverse charge) e servirà la documentazione di trasporto appropriata.
La vendita a consumatori privati UE (OSS), vincolata alla soglia di fatturato: fino a10.000 euro/anno si applica l’IVA italiana, oltre i10.000 euro/anno si applica l’IVA del paese di destinazione (sistema OSS). La gestione diventa invece più complessa per gli e-commerce.
L’esportazione extra-UE (Art. 8-9) e quindi la vendita a clientifuori dall’Unione Europea. In questo caso, l’IVA non è imponibile (esportazione), è necessaria la documentazione doganale elettronica (DAE) e occorre distinguere tra Resa A (trasporto a tuo carico) e Resa B (trasporto a carico cliente) in base agli Incoterms (le condizioni di consegna).
Le cessioni intracomunitarie B2B: l’Art. 41
Le cessioni intracomunitarie sono le operazioni di vendita di beni tra soggetti passivi IVA di a Stati membri UE, con corrispondente trasferimento fisico della merce.
Per considerare una vendita come “cessione intracomunitaria non imponibile IVA“, devono verificarsi tutti questi requisiti:
il trasferimento fisico dei beni da un paese UE a un altro;
il trasferimento della proprietà dei beni;
la prova documentale del trasporto (CMR, lettera di vettura).
La vendita ai consumatori privati UE: il regime OSS
Quando invece vendi a privati cittadini di altri paesi europei (B2C), le regole cambiano completamente e devi considerare una soglia di riferimento di 10.000 euro annui.
Se il totale delle vendite a distanza verso i consumatori UE è inferiore ai 10.000 €/anno,devi applicare l’IVA italiana (22% o aliquote ridotte), può utilizzare la gestione semplificata e non c’è nessun obbligo di registrazione all’estero.
Se invece superi i 10.000 €/anno, devi applicare l’IVA del paese di destinazione, hai l’obbligo di registrazione al sistema OSS (One Stop Shop) e la gestione è più complessa.
Come funziona il sistema OSS
L’OSS (One Stop Shop) è un sistema che semplifica la gestione dell’IVA per le vendite B2C in tutta l’UE. Questo sistema consente di velocizzare e rendere più snelle le procedure fiscali per la gestione dei rapporti commerciali all’interno dell’Europa.
In sintesi, il sistema OSS consente:
un’unica registrazione in Italia;
un’unica dichiarazione trimestrale per tutte le vendite UE;
un unico pagamento dell’IVA (poi ridistribuito ai paesi).
Ogni paese ha la propria aliquota IVA ed esistono anche aliquote ridotte per categorie specifiche (libri, alimentari, etc.). Verifica sempre l’aliquota corretta per il tuo prodotto.
Il sistema OSS è abbastanza semplice e veloce da utilizzare: per aderire al sistema basta registrarsi sul portale dedicato dell’Agenzia delle Entrate. Anche qui ci sono delle scadenze precise, come la dichiarazione trimestrale, e occorre conservare tutta la documentazione in maniera corretta per eventuali verifiche o controlli fiscali.
Vendite in Europa: soglie del 2026 per beni e servizi
Per la gestione dei rapporti commerciali, con lo scambio di beni e servizi all’interno della UE, è stato introdotto il sistema di dichiarazioni Intrastat, obbligatorie al superamento di determinate soglie, che possono variare da paese a paese e che riguardano gli acquisti e le vendite di beni e servizi con l’estero.
Le soglie per il 2026 sono state alzate rispetto agli anni precedenti con nuovi valori da tenere in considerazione per evitare errori.
Per la gestione dei beni:
per gli acquisti intracomunitari, la soglia è di 2.000.000 di euro, in almeno uno dei quattro trimestri precedenti, superati i quali c’è l’obbligo di presentazione mensile della dichiarazione;
per la cessione dei beni, l’obbligatorietà della presentazione mensile è fissata con il superamento di 50.000 euro nel trimestre precedente.
Per la gestione dei servizi:
per i servizi resi, la presentazione mensile è obbligatoria al superamento dei 50.000 euro, altrimenti diventa trimestrale;
per i servizi ricevuti, l’obbligo della presentazione Intrastat mensile è con un importo pari o superiore ai 100.000 euro, inferiore a questa soglia non c’è obbligo di presentazione.
Tieni sempre in considerazione che le dichiarazioni vanno presentate entro il giorno 25 del mese successivo al periodo di riferimento e secondo la periodicità richiesta (mensile o trimestrale).
Per evitare errori poi, verifica sempre le soglie aggiornate sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Se invece, i rapporti commerciali riguardano Paesi fuori dall’Unione Europea, si parla di esportazione.
Le esportazioni sono operazioni non imponibili IVA (Art. 8, 8-bis, 9 DPR 633/72), soggette a procedure doganali, con necessità di documentazione specifica.
Regime forfettario e vendite internazionali
Se operi in regime forfettario, ci sono alcune limitazioni specifiche da considerare.
In generale, come regime forfettario, non occorre addebitare l’IVA in caso di vendita e non sarà possibile detrarre l’imposta per gli acquisti.
Per le cessioni intracomunitarie di beni, all’interno dei paesi UE, sia operazioni B2B che operazioni B2C, occorre prestare particolare attenzione: in questi casi non si è tenuti ad applicare l’IVA.
Inoltre, i soggetti con regime forfettario sono esonerati dall’obbligo degli elenchi Intrastat e dall’iscrizione al VIES.
Se invece acquisti beni da fornitori presenti all’interno della EU, il limite previsto è pari a 10.000 euro: sotto questa soglia è come se l’acquisto venisse effettuato da un privato, non dovrai quindi versare l’IVA, non sarà necessario presentare la dichiarazione Intrastat né iscriverti al VIES.
Invece, superata questa cifra, dovrai applicare il reverse charge, versare l’IVA e la documentazione Intrastat.
Errori comuni da evitare
Come visto, le normative da rispettare e i sistemi disponibili sono complessi quindi, purtroppo, può capitare di incorrere in qualche errore.
Per evitarli e se hai bisogno di ulteriori chiarimenti, puoi considerare l’opportunità di una consulenza amministrativa e contabile con una figura specializzata, esperta e competente, su questi specifici argomenti.
Ecco gli errori più comuni ai quali fare attenzione per evitare possibili irregolarità e sanzioni.
Vendere a privati UE senza monitorare la soglia OSS: se superi i 10.000 euro senza registrarti all’OSS, potresti incorrere nell’errore di evadere l’IVA dei Paesi destinatari. Presta molta attenzione perché potrebbero essere previste anche sanzioni pesanti.
Non verificare la P.IVA intracomunitaria: se la P.IVA del cliente B2B non è valida, devi applicare IVA italiana sulla vendita.
Non conservare i documenti di trasporto: senza CMR o prova di consegna, l’Agenzia delle Entrate potrebbe contestare la non imponibilità IVA.
Sottovalutare i dazi per clienti extra-UE: se non avvisi i clienti sulla possibile presenza di dazi, potresti rischiare resi, contestazioni ed eventuali recensioni negative.
Mescolare cessioni intracomunitarie ed esportazioni: le regole sono diverse e possono anche cambiare nel tempo, come nel caso del Regno Unito che post-Brexit è diventato extra-UE e quindi segue le regole previste per l’esportazione.
In conclusione
Seguire tutte le norme e i documenti necessari per la gestione di un’attività commerciale con l’estero può non essere facile.
Come assistente virtuale amministrativa e contabile, con più di 20 anni di esperienza, offro un supporto competente con le procedure fiscali legate ai rapporti internazionali: le tue pratiche saranno gestite in modo rapido e la tua fiscalità sarà in ordine.
Se vuoi impostare correttamente la tua attività commerciale, contattami senza impegno e valuteremo insieme la tua situazione.
Lavorare con l’estero è una grande opportunità per far crescere il tuo business e ampliare i tuoi orizzonti professionali. Con la giusta organizzazione fiscale, puoi farlo in totale serenità e conformità alle norme.
Il tuo e-commerce merita di essere seguito con attenzione e io sono qui per aiutarti a farlo con cura e competenza.
Freelance e prestazioni di servizi all’estero: la guida fiscale completa
Hai ricevuto la tua prima proposta di collaborazione da un cliente straniero e non sai come gestire la fattura? Oppure lavori già con l’estero ma hai mille dubbi su IVA, ritenute e dichiarazioni?
Se sei un freelance, libero professionista o consulenteche offre prestazioni di servizi all’estero può capitare di avere dei dubbi sulla gestione dei rapporti fiscali con i clienti esteri.
In questa guida, scoprirai come funziona l’articolo 7-ter del DPR 633/72 (che stabilisce le regole di territorialità IVA per le prestazioni di servizi), quando applicare correttamente l’IVA e quali obblighi dichiarativi rispettare per evitare errori e sanzioni.
Chi è il freelance che vende servizi all’estero
Prima di entrare nel dettaglio fiscale, chiariamo per chi è stata pensata questa guida che raccoglie le informazioni più importanti per la gestione fiscale dei rapporti con l’estero.
Questa guida è pensata per te se:
sei un libero professionista con Partita IVA (anche in regime forfettario);
vendi servizi intellettuali o consulenziali (come grafica, web design, sviluppo software, copywriting, traduzione, consulenza marketing, coaching, formazione online, etc.);
hai clienti all’estero (Unione Europea o extra-UE);
lavori da remoto senza spostarti fisicamente nel Paese del cliente.
Se vendi prodotti fisici (e-commerce, artigianato) e hai rapporti commerciali con l’estero, le regole sono diverse e puoi approfondire leggendo l’articolo dedicato agli esportatori abituali , oltre a quello dedicato alla gestione delle fatture di acquisto estere.
Residenza fiscale: il punto di partenza fondamentale
Prima di capire come procedere per il pagamento delle imposte, occorre definire dove è stabilita la tua residenza fiscale.
Secondo l’articolo 2 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi), una persona è considerata residente fiscale in Italia se per più di 183 giorni all’anno si verifica almeno uno di questi tre criteri:
ha la residenza anagrafica in un Comune italiano;
ha il centro dei tuoi interessi personali ed economici in Italia (famiglia, casa di proprietà, attività principale);
soggiorna stabilmente in Italia.
Se rientri in almeno uno di questi criteri, sei fiscalmente residente in Italia anche se collabori con clienti esteri o lavori da remoto per aziende straniere.
Questo ha delle importanti conseguenze sulla tua gestione fiscale:
i tuoi redditi prodotti all’estero devono essere dichiarati in Italia;
le imposte sui tuoi redditi devono essere versate in Italia;
per esercitare il tuo lavoro è necessario mantenere la Partita IVA italiana e rispettare gli obblighi fiscali italiani.
Cosa succede se invece ti trasferisci all’estero?
Se, per determinate ragioni, decidi di trasferirti stabilmente in un altro Paese (più di 183 giorni), potresti dover effettuare alcune azioni, necessarie per regolarizzare la tua posizione fiscale:
richiedere la cancellazione dall’anagrafe italiana;
valutare il trasferimento della residenza fiscale.
Se il tuo desiderio è poi quello di lavorare viaggiando poi valutare la figura del nomade digitale, ovvero un professionista che si sposta in diversi luoghi del mondo e svolge la sua attività completamente da remoto. Anche in questo caso, è meglio informarsi bene sugli aspetti fiscali e contabili prima di procedere con questa scelta.
Come funziona la tassazione dei servizi venduti all’estero
Una delle riflessioni più importanti da fare è capire come vengono tassati i servizi venduti ai clienti esteri.
Per quanto riguarda l’Italia, un freelance residente nel nostro Paese è soggetto alla tassazione anche sui redditi esteri, salvo quanto previsto dalle convenzioni contro le doppie imposizioni (aspetto che approfondiremo più avanti).
Il reddito viene tassato esclusivamente in Italia, nella maggior parte dei casi, se:
il cliente estero non ha una sede operativa in Italia;
il lavoro viene svolto da remoto dall’Italia (o comunque non hai una “base fissa” all’estero);
esiste una convenzione contro la doppia imposizione tra l’Italia e il Paese del cliente.
L’Art. 7-ter: quando non devi applicare l’IVA
Eccoci alla norma più importante per i freelance che vendono servizi all’estero: l’articolo 7-ter del DPR 633/72.
Questo articolo stabilisce che le prestazioni di servizi rese a committenti esteri sono considerate territorialmente rilevanti nel Paese del committente, non in Italia.
Questo significa che, quando vendi un servizio a un cliente estero, l’operazione segue determinate regole, ovvero è considerata non imponibile ai fini IVA in Italia (non devi applicare l’IVA italiana) e soggetta eventualmente all’IVA del Paese del committente, secondo la normativa prevista su quel territorio.
Quando si applica l’Art. 7-ter?
L’articolo 7-ter si applica quindi quando:
il committente è stabilito all’estero (UE o extra-UE);
il committente è un soggetto passivo IVA (B2B – Business to Business);
il servizio rientra nella regola generale dell’Art. 7-ter (servizi generici).
Se la tua situazione è molto specifica o hai dei dubbi confrontati con l’Assistente Virtuale Amministrativa e Contabile competente in queste materie che può aiutarti a fare chiarezza su argomenti così delicati e complessi.
Servizi generici e servizi specifici
Per l’applicazione corretta dell’articolo è inoltre, di fondamentale importanza, distinguere tra due categorie di servizi: generici e specifici.
I servizi generici (Art. 7-ter – regola generale) sono i servizi di consulenza, i servizi digitali (grafica e design, sviluppo software), le attività di marketing, coaching e formazione che possono essere svolti anche a distanza.
Per questa tipologia di servizi, la territorialità segue la sede del committente.
I servizi specifici sono invece i servizi che legati alla presenza fisica del professionista per poter essere svolti come, ad esempio, i servizi relativi a beni immobili, di ristorazione, quelli definiti culturali, artistici e sportivi.
Per i freelance “digitali”, nella maggior parte dei casi si applica l’Art. 7-ter.
Bisogna anche ricordare che l’imposta di bollo da €2,00 è obbligatoria sulle fatture emesse per prestazioni di servizi “generiche” a clienti non residenti, UE o extra-UE ai sensi dell’art. 7-ter del D.P.R. 633/1972, se l’importo supera i €77,47. Essendo operazioni “fuori campo IVA” per territorialità, l’imposta di bollo è dovuta in alternativa al tributo IVA.
Fatturazione per regime forfettario e clienti esteri: cosa cambia
Se operi in regime forfettario, lavorare con clienti esteri comporta alcune specificità che vanno tenute in considerazione per evitare errori e dimenticanze nella tua gestione fiscale e amministrativa.
Ecco, in sintesi, le regole generali per la gestione fiscale dei rapporti tra regime forfettario ed estero:
non occorre applicare l’IVA in fattura;
non occorre applicare la ritenuta d’acconto;
devi indicare “operazione non soggetta art. 7-ter” oppure utilizzare il reverse charge per le operazioni in ambito UE;
paghi l’imposta sostitutiva sul reddito;
puoi versare i contributi INPS anche sui compensi esteri.
Tieni poi sempre in considerazione che il limite dei ricavi per il regime forfettario è di 85.000 euro annui e che entrano nella somma anche i ricavi derivanti da prestazioni fornite a clienti esteri.
In caso di superamento del limite, sarai purtroppo costretto ad uscire dal regime forfettario dall’anno successivo. Ecco perché conviene tenere sempre monitorato il proprio andamento annuo per comprendere la situazione fiscale e pianificare, di conseguenza, le attività professionali.
Prestazioni occasionali all’estero: le regole
Se, invece, non hai Partita IVA e svolgi prestazioni occasionali per clienti esteri, le regole da tenere in considerazione sono ancora più semplici.
Le caratteristiche delle prestazioni occasionali con l’estero da tenere in considerazione sono infatti:
il limite annuo di 5.000 euro di compensi totali (italiani + esteri) per la soglia contributiva INPS;
nessuna IVA da applicare;
nessuna ritenuta d’acconto;
nessuna marca da bollo necessaria (anche sopra 77,47 euro).
Ricordati però di un aspetto molto importante: se superi i 5.000 euro di compensi totali o lavori in modo continuativo, dovrai necessariamente tenere in considerazione l’apertura della Partita IVA per poter svolgere la tua attività professionale.
Partita IVA intracomunitaria e VIES
Se lavori abitualmente con clienti dell’Unione Europea, potresti aver sentito parlare di Partita IVA intracomunitaria e VIES: sono due sistemi di gestione dei rapporti di scambio di beni e servizi all’interno del mercato europeo. Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta.
La Partita IVA intracomunitaria è un codice identificativo che permette di effettuare operazioni commerciali con altri Paesi UE e si compone della sigla del Paese (per Italia) e del numero di Partita IVA nazionale.
Il VIES (VAT Information Exchange System) è il sistema di scambio informazioni IVA tra Paesi UE e occorre iscriversi al VIES se hai Partita IVA e se effettui operazioni intracomunitarie (acquisti o vendite con soggetti UE).
L’iscrizione è gratuita e si può effettuare online tramite Fisconline o Entratel, compilando il modello “Dichiarazione di inizio attività/variazione dati/cessazione attività ai fini IVA“.
Intrastat: quando è obbligatorio per i servizi
L’Intrastat è il sistema obbligatorio di dichiarazione degli scambi di beni e servizi tra titolari di partita IVA residenti in Paesi membri dell’Unione Europea.
Le soglie da rispettare sono due a seconda delle prestazioni rese o ricevute:
per i servizi resi (prestazioni attive a clienti UE) la dichiarazione, con presentazione trimestrale, è sempre obbligatoria se l’ammontare è superiore a 50.000€;
per i servizi ricevuti (acquisti passivi) la dichiarazione, con presentazione mensile, è obbligatoria se il totale è pari o superiore a 100.000 euro.
Per i soggetti che adottano il regime forfettario, l’articolo 38, comma 5, del D.L. 331/1993 stabilisce una soglia annua di 10.000 euro per gli acquisti intracomunitari di beni. Il superamento di tale limite comporta l’applicazione dell’IVA secondo la normativa ordinaria vigente in Italia.
Per fare chiarezza su questi aspetti così delicati e per avere una gestione fiscale corretta valuta anche la possibilità di un servizio di consulenza personalizzata che può offrirti l’Assistente Virtuale specializzata in Amministrazione e Contabilità.
Le convenzioni contro la doppia imposizione
Un aspetto importante quando si lavora con l’estero sono le convenzioni tra i Paesi contro le doppie imposizioni: si tratta di accordi internazionali tra Stati che stabiliscono dove sia necessario pagare le imposte, per evitare che lo stesso reddito venga tassato due volte (una volta in Italia e una volta all’estero).
Per le prestazioni di servizi professionali, nella maggior parte delle convenzioni, la tassazione avviene nel Paese di residenza del freelance.
I Paesi con la convenzione
L’Italia ha stipulato convenzioni con oltre 100 Paesi, inclusi tutti i paesi UE, USA, UK, Svizzera, Canada, molti Paesi asiatici e sudamericani
Per conoscere esattamente se il Paese con il quale collabori aderisce agli accordi, puoi consultare la pagina dedicata presente sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Se invece lavori con un Paese senza convenzione, esiste il rischio teorico di doppia tassazione. In questo caso, potresti dover pagare le tasse all’estero e puoi richiedere un credito d’imposta in Italia per le imposte già versate oltre confine.
Ti suggerisco, quindi, per evitare errori o inadempienze, prima di accettare incarichi con un Paese estero, di verificare la presenza della convenzione.
Obblighi contabili e conservazione dei documenti fiscali
Ricordati, infine, che anche se lavori con clienti appartenenti alla UE o Extra UE, hai gli stessi obblighi di conservazione dei documenti fiscali e dovrai custodire con cura, avendoli sempre a disposizione, i contratti con i clienti esteri, le fatture emesse, i bonifici, le prove di pagamento, i preventivi di collaborazione e i documenti legati all’attività professionale.
I documenti vanno poi conservati per 10 anni dalla data dell’operazione, come avviene per tutte le stampe fiscali in caso di verifiche e accertamenti.
Questa attività può risultare particolarmente complessa da gestire ma è fondamentale per ritrovare velocemente i documenti in caso di controlli fiscali. Se hai molta difficoltà, questo può essere un chiaro segnale che ti occorre l’aiuto concreto dell’Assistente Virtuale Amministrativa e Contabile.
Strategie pratiche per gestire la fiscalità con l’estero
Ecco infine alcuni consigli operativi per semplificare la gestione fiscale dei tuoi rapporti internazionali.
Verifica sempre la Partita IVA del cliente UE: prima di emettere fattura, controlla che la Partita IVA intracomunitaria del cliente sia valida usando il sistema VIES dell’Agenzia delle Entrate.
Monitora i pagamenti in valuta estera, considera le commissioni di cambio (3-5% con banche tradizionali) e tieni traccia del tasso di cambio al momento dell’incasso (serve per la dichiarazione).
Nel tuo sistema contabile (anche un semplice foglio Excel), tieni separati i compensi italiani da quelli esteri per monitorare il peso dell’estero sul fatturato, semplificare la dichiarazione dei redditi e verificare eventuali obblighi Intrastat, nonché il limite dei ricavi per operare con il regime forfettario.
Errori comuni da evitare
Ecco gli errori più frequenti che possono accadere nei rapporti con clienti esteri e che è bene tenere in considerazione.
Applicare l’IVA per abitudine: anche se sei abituato a fatturare con IVA per i clienti italiani, ricorda di NON applicarla per i clienti esteri (Art. 7-ter).
Dimenticare la dicitura dell’Art. 7-ter: senza la dicitura corretta, la fattura potrebbe essere contestata. Inserisci sempre il riferimento normativo.
Non verificare la Partita IVA intracomunitaria, se la P.IVA del cliente UE non è valida o non esiste, l’operazione potrebbe essere considerata B2C con regole diverse.
Dimenticare di dichiarare i compensi esteri: anche se non hai trattenute o IVA, devi comunque dichiarare i compensi esteri nel Modello Redditi. L’omissione è un illecito fiscale.
Confondere servizi e beni: le regole per i servizi (Art. 7-ter) sono diverse da quelle per i beni (Art. 41). Una consulenza con l’Assistente Virtuale Amministrativa e Contabile può aiutarti in caso di dubbi.
Conclusione: lavorare con l’estero è più semplice di quanto pensi
Se già la gestione delle attività amministrative e contabili per il territorio italiano possono essere complesse, lavorare anche con l’estero può rappresentare una complicazione in più ma non devi spaventarti.
Come Assistente Virtuale Amministrativa e Contabile, con più di 20 anni di esperienza, posso darti una mano concreta con le procedure fiscali legate ai clienti internazionali: le tue pratiche saranno gestite con tranquillità e competenza; la tua fiscalità sarà in ordine, facile da consultare e da recuperare.
Se senti il bisogno di impostare correttamente la tua attività e i tuoi rapporti fiscali internazionali, contattami senza impegno e valuteremo insieme la tua situazione.
Lavorare con l’estero è una grande opportunità per far crescere il tuo business e ampliare i tuoi orizzonti professionali. Con la giusta organizzazione fiscale, puoi farlo in totale serenità e conformità alle norme.
La tua attività professionale merita di essere seguita con attenzione e io sono qui per aiutarti a farlo con cura e competenza.
Fatture di acquisto estere: guida completa alla gestione 2026
Ti è mai capitato di ricevere una fattura da un fornitore straniero e di bloccarti, non sapendo esattamente come gestirla? Non sei solo. Le fatture di acquisto estere rappresentano un argomento delicato e complesso, impegnativo anche per gli imprenditori e i professionisti più esperti.
Se poi sei un esportatore abituale, con rapporti commerciali con Paesi europei ed extraeuropei, sai benissimo di cosa sto parlando.
La buona notizia? Una volta compreso il meccanismo, diventa tutto molto più chiaro.
In questa guida ti accompagnerò passo dopo passo nella gestione delle fatture estere, spiegandoti in modo semplice cosa fare quando acquisti da fornitori europei o da Paesi al di fuori dell’UE.
Gestire correttamente le fatture di acquisto estere, infatti, non è solo una questione di “burocrazia da sbrigare“: è un aspetto cruciale che può avere un impatto significativo sulla tua attività.
Fatture di acquisto estere: differenza tra UE ed extra-UE
La prima domanda che devi farti quando ricevi una fattura dall’estero è molto semplice: il mio fornitore è nell’Unione Europea o appartiene ad un Paese extraeuropeo?
Questa distinzione è fondamentale perché determina tutto quello che dovrai fare dopo. Vediamo le due situazioni.
Fatture intracomunitarie: come gestirle
Quando il fornitore è stabilito in uno Stato membro dell’Unione Europea, il committente italiano deve integrare la fattura ricevuta, aggiungendo alla fattura estera l’importo dell’IVA italiana e applicando il meccanismo del reverse charge (inversione contabile).
In questo modo la responsabilità del versamento dell’IVA passa dal venditore, che è all’estero, all’acquirente che si trova in Italia.
Il riferimento normativo è contenuto negli articoli 46 e 47 del D.L. 331/1993.
Fatture di acquisto extra-UE: autofattura e IVA
Se invece il fornitore è stabilito fuori dall’Unione Europea (ad esempio Canada, Cina, Stati Uniti) e si effettua un acquisto extra–UE, la fattura estera non contiene l’IVA italiana e deve essere assolta dall’acquirente italiano tramite autofattura.
Si tratta di una fattura che il committente italiano emette verso sé stesso per assolvere l’IVA dovuta in Italia.
In questo caso il riferimento normativo è l’articolo 17, comma 2, del D.P.R. 633/1972.
Come capire se il fornitore è UE o extra-UE?
A volte non è così immediato comprendere la provenienza del fornitore ma ecco alcuni consigli pratici che possono esserti utili per trovare questa informazione.
Controllare la partita IVA: se inizia con un codice Paese dell’UE (IT per Italia, DE per Germania, FR per Francia, ES per Spagna, ecc.) allora è sicuramente intracomunitario.
Verificare sul sito VIES (VAT information exchange system): l’Unione Europea mette a disposizione un sistema gratuito per verificare le partite IVA comunitarie.
Consultare l’elenco degli Stati membri UE aggiornato per evitare errori, come nel caso della Svizzera che, pur essendo nel cuore dell’Europa, è un Paese extra-UE.
Regole di territorialità IVA: l’operazione è rilevante in Italia?
Prima di procedere con l’integrazione o l’autofattura, è necessario verificare se l’operazione è territorialmente rilevante in Italia. Solo in questo caso sarà infatti dovuta l’IVA italiana.
Vediamo i diversi requisiti in caso di acquisti di beni o di servizi da un fornitore europeo.
Acquisti di beni
Secondo l’articolo 7 del D.P.R. 633/1972, l’articolo 7-bis e seguenti, l’acquisto di beni si considera effettuato in Italia quando:
il bene si trova fisicamente in Italia al momento dell’operazione;
il bene viene trasportato o spedito in Italia.
Acquisti di servizi
Per le prestazioni di servizi, l’articolo 7-ter del D.P.R. 633/1972 stabilisce che si considerano effettuate in Italia quando sono rese a soggetti passivi IVA stabiliti nel territorio nazionale.
In sintesi: se sei un soggetto passivo IVA italiano che riceve un servizio, generalmente l’operazione è rilevante in Italia e dovrai assolvere l’IVA.
Questo vale per tantissimi tipologie di servizi: consulenze, software, pubblicità online, servizi cloud, abbonamenti digitali e molto altro.
Se hai ricevuto una fattura da un fornitore dell’Unione Europea, dovrai eseguire una procedura di integrazione: assegnando un numero progressivo che sarà valido sia per il registro vendite che per il registro acquisti, integrando la fattura con gli elementi richiesti e registrandola in entrambi i registri IVA. Va registrata quindi sia nel registro delle fatture emesse (dove registri l’IVA a debito) che nel registro degli acquisti (dove registri l’IVA a credito).
L’operazione deve essere effettuata entro il giorno 15 del mese successivo a quello di ricezione della fattura, con riferimento al mese precedente.
In questo caso, l’IVA a debito e l’IVA a credito si compensano perfettamente. L’operazione è ritenuta neutra dal punto di vista fiscale: non devi versare nulla di più e non ti rimane credito. Questa regola vale però solo se puoi detrarre l’IVA sugli acquisti.
La fatturazione elettronica per le operazioni estere
Dal 1° luglio 2022, le operazioni con l’estero devono essere gestite tramite fatturazione elettronica, utilizzando codici specifici per ciascuna tipologia.
I documenti elettronici devono essere poi trasmessi in via digitale al Sistema di Interscambio (SDI).
I codici da conoscere per la fatturazione elettronica
Per le integrazioni di acquisti di beni intracomunitari devi utilizzare il codice TD18. Il documento XML deve inoltre contenere tutti i dati del cedente estero, del cessionario italiano, la base imponibile, l’aliquota e l’importo dell’IVA.
Gli altri codici da conoscere per compilare le fatture sono:
TD17 – Integrazione/autofattura per acquisto servizi dall’estero, quando ricevi servizi da fornitori sia UE che extra-UE, questo è il codice da utilizzare per trasmettere l’integrazione o l’autofattura.
TD19 – Integrazione/autofattura per acquisto beni ex art. 17, comma 2 per beni già presenti in Italia ceduti da fornitori esteri.
TD20 – Autofattura per regolarizzazione quando devi regolarizzare operazioni intracomunitarie, ad esempio se non hai ricevuto la fattura dal fornitore UE entro i termini.
La trasmissione elettronica ha sostituito l’esterometro (che non esiste più), ma non ha eliminato l’obbligo di presentare i modelli Intrastat per le operazioni intracomunitarie.
I modelli Intrastat
Oltre alla fatturazione elettronica, per alcune operazioni con l’UE devi anche presentare i modelli Intrastat che variano a seconda del tipo di operazione e del raggiungimento di determinate soglie:
Oltre 350.000 € in caso di acquisto di beni da uno stato membro UE in almeno uno dei quattro trimestri precedenti;
Oltre 100.000 € in caso di acquisto di servizi da uno stato membro UE.
Per i termini di presentazione di questo modello hai due possibilità:
La presentazione mensile da fare entro il 25 del mese successivo all’operazione, per i soggetti con obbligo mensile;
La presentazione trimestrale da fare entro il 25 del mese successivo al trimestre, per importi inferiori a determinate soglie.
Queste operazioni possono essere effettuate solo dopo aver iscritto la tua attività al VIES, iscrizione necessaria per il commercio tra le partite IVA comunitarie.
Se le soglie non vengono superate, queste operazioni non presentano l’obbligo di trasmissione del modello Intrastat.
Acquisti da fornitori extra-UE: l’autofattura
Passiamo ora agli acquisti da Paesi al di fuori dell’Unione Europea. Qui la procedura è leggermente diversa perché devi emettere un’autofattura.
L’autofattura è necessaria quando il fornitore è stabilito fuori dall’UE, l’operazione è territorialmente rilevante in Italia e l’acquirente, in questo caso tu, è un soggetto passivo IVA.
Quando l’acquisto proviene da un fornitore al di fuori dell’UE, la fattura non contiene alcuna IVA. In questi casi:
Chi acquista deve emettere un’autofattura, registrarla e versare l’IVA dovuta in Italia;
L’operazione è soggetta a reverse charge speciale previsto dall’art. 17 del DPR 633/1972.
Per l’acquisto di beni da un fornitore extra-UE occorre ricordare che l’IVA è assolta in dogana tramite la bolla doganale e non occorre presentare l’autofattura elettronica, a meno che non siano presenti servizi collegati o casi particolari (triangolazioni, beni già in Italia ecc.).
In caso di dubbi, è sempre meglio consultare una figura specializzata per analizzare approfonditamente il caso in questione.
Autofattura
Come per le fatture intracomunitarie, per emettere l’autofattura hai tempo fino al giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione e viene registrata sia come fattura emessa che come fattura di acquisto.
In pratica si “crea” un documento per rendere neutrale l’IVA: l’IVA registrata a debito e a credito si annullano, salvo casi particolari.
Ma in cosa consiste questa neutralità? Vediamola nello specifico.
Neutralità IVA e casi particolari
In condizioni normali, l’operazione risulta neutrale dal punto di vista IVA ovvero l’imposta a debito (registrata in vendite) compensa l’imposta a credito (registrata in acquisti).
Ma ci sono delle situazioni in cui l’operazione non è neutrale e questo accade quando:
Non è possibile detrarre l’IVA sugli acquisti;
Si effettuano operazioni esenti da IVA;
La registrazione è come ente non commerciale;
Si opera in altri regimi speciali.
In questi casi l’IVA registrata nel registro vendite dovrà essere versata, mentre quella nel registro acquisti non potrà essere recuperata. Diventa quindi un costo effettivo che può incidere sui tuoi margini.
Questo è particolarmente importante per chi opera in regime forfettario, come vedremo tra poco.
Fatture di acquisto estere nel regime forfettario
Il regime forfettario presenta regole specifiche per le operazioni con l’estero, con importanti differenze rispetto al regime ordinario.
I contribuenti forfettari, infatti, non applicano l’IVA sulle vendite e non detraggono l’IVA sugli acquisti, ma devono comunque rispettare obblighi precisi quando operano con fornitori esteri.
Per gli acquisti intracomunitari di beni, il regime forfettario prevede una soglia annuale di 10.000€ (art. 38, comma 5, lett. c, D.L. 331/1993) che determina obblighi diversi.
Quando gli acquisti di beni da fornitori UE non superano 10.000€ (considerando l’anno precedente e quello in corso) sono trattati come se fossero acquistati da un privato:
non vi è nessun obbligo di integrazione poiché l’operazione è equiparata a un acquisto da privato;
l’IVA viene assolta dal fornitore nel suo Paese;
non viene richiesta l’iscrizione al VIES;
non occorre presentare nessun modello Intrastat.
Al superamento della soglia di 10.000€ subentrano degli obblighi fiscali:
l’obbligo di integrazione della fattura con reverse charge;
occorre effettuare il versamento dell’IVA in Italia entro il 16 del mese successivo;
l’iscrizione al VIES è necessaria;
occorre presentare il modello Intrastat se vengono superati €350.000 di beni acquistati in uno dei 4 trimestri precedenti.
L’IVA che viene integrata e versata diventa quindi un costo effettivo perché con il regime forfettario non può essere recuperata.
Novità introdotte nel 2025
Il D.Lgs. 81/2025, entrato in vigore il 13 giugno 2025, ha introdotto una semplificazione sui termini di versamento per il regime forfettario con l’introduzione di alcune novità.
Per gli acquisti intracomunitari di beni e servizi:
il versamento è diventato trimestrale invece che mensile;
la scadenza per il versamento è il 16 del secondo mese successivo alla fine del trimestre.
Occorre inoltre ricordare che, diversamente dai soggetti in regime ordinario, per i forfettari l’IVA sugli acquisti esteri rappresenta un costo effettivo perché:
non possono detrarre l’IVA sugli acquisti;
l’IVA integrata/versata non è recuperabile;
incide sulla redditività dell’operazione.
È importante notare che il decreto ha modificato solo i termini di versamento dell’IVA, mentre l’obbligo di integrazione della fattura o emissione dell’autofattura rimane entro il 15 del mese successivo, come previsto dal comma 60 della legge 190/2014.
Si consiglia, in via prudenziale, di rispettare entrambe le scadenze.
Alcuni consigli pratici per chi opera con il regime forfettario
Se operi in regime forfettario e lavori con fornitori esteri, tieni a mente questi suggerimenti:
valuta attentamente gli acquisti esteri considerando il costo IVA aggiuntivo;
monitora la sogliadei 10.000 € per gli acquisti intracomunitari di beni;
iscriviti al VIES prima di effettuare acquisti significativi da fornitori UE;
verifica se il servizio è esente (es. commissioni POS) prima di versare IVA;
privilegia fornitori italiani quando possibile, per evitare costi IVA aggiuntivi;
conserva tutta la documentazione degli acquisti esteri e dei versamenti IVA.
Conclusioni e best practices
Le fatture di acquisto estere richiedono quindi una grande attenzione per poter essere gestite, evitando errori e sanzioni gravose.
In riepilogo, per avere una gestione fiscale ottimale, considera tutti questi aspetti:
la corretta classificazione del fonitore (UE o extra UE);
l’integrazione dell’IVA o l’emissione di autofattura;
la registrazione nei registri IVA;
gli eventuali adempimenti VIES/Intrastat;
il rispetto delle scadenze per la presentazione dei modelli;
Con una corretta applicazione di queste procedure, puoi gestire in modo efficiente le operazioni con l’estero, garantendo la conformità fiscale e ottimizzando la gestione amministrativa e contabile della tua attività.
Sembra molto complicato? Ti comprendo perfettamente e, da soli, può essere difficile seguire con cura e attenzione ogni aspetto: l’assistente virtuale amministrativa e contabile può aiutarti con competenze specifiche e la corretta organizzazione.
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Il tuo business merita di essere gestito con professionalità e tu meriti di lavorare con serenità, affidandoti ad una persona che gestisce la contabilità e gli aspetti amministrativi con cura e precisione.
Nota: Le informazioni contenute in questa guida sono aggiornate a gennaio 2026. Si consiglia di verificare eventuali modifiche normative successive e di consultare un professionista per situazioni specifiche.
Costi fissi e costi variabili: come gestirli con l’aiuto dell’assistente amministrativa e contabile virtuale
Sapere quanto costa davvero mandare avanti la tua attività è fondamentale per prendere decisioni consapevoli e pianificare il futuro con serenità. Distinguere tra costi fissi e costi variabili è un primo passo essenziale, ma gestirli nel concreto richiede tempo, attenzione ai dettagli e continuità.
Ecco perché il supporto di un’assistente virtuale amministrativa e contabile può fare davvero la differenza. In questo articolo vediamo cosa sono questi costi, perché è importante tenerli sotto controllo e come un’assistente virtuale può aiutarti a farlo nella loro gestione quotidiana.
Quali sono i costi fissi
I costi fissi sono quelle spese che non cambiano al variare della produzione o dell’attività lavorativa. In altre parole, sono costi ricorrenti che devi sostenere indipendentemente dal numero di clienti o dal volume del tuo lavoro.
Questi costi rappresentano la base economica minima per “tenere accesa la macchina” della tua attività. Tenerli sotto controllo è importante per evitare sprechi e garantire sostenibilità nel tempo.
Alcuni esempi di costi fissi sono:
l’affitto o il mutuo per i locali dell’azienda o dello studio;
le utenze dotate di canone mensile;
gli stipendi del personale fisso;
gli ammortamenti di macchinari e attrezzature;
gli abbonamenti per i software e i servizi digitali;
i canoni di leasing;
gli interessi passivi sui prestiti;
le spese bancarie fisse;
le assicurazioni.
È importante sottolineare che “fisso” non significa “immutabile per sempre“: questi costi infatti possono cambiare nel lungo periodo (ad esempio, se decidi di traslocare in un ufficio più grande), ma rimangono stabili nel breve-medio termine.
Quali sono i costi variabili
I costi variabili, al contrario, sono quelli che cambiano in proporzione diretta al volume di attività della tua azienda. Aumentano o diminuiscono proporzionalmente al numero di clienti, di ordini, di progetti gestiti o di prodotti venduti.
Questi costi ti seguono nella crescita e, in genere, non rappresentano un problema finché sono direttamente collegati ai ricavi. Tuttavia, se crescono troppo rispetto ai ricavi, rischiano di erodere il tuo margine di guadagno.
Alcuni esempi di costi variabili sono:
le materie prime e i materiali di consumo;
i costi di imballaggio;
l’energia elettrica legata alla produzione;
i costi di trasporto e spedizione;
le commissioni di vendita;
le commissioni bancarie sulle transazioni;
il lavoro straordinario del personale o dei lavoratori stagionali.
I costi totali sono, quindi, la somma dei costi fissi e dei costi variabili e variano al variare del volume di produzione.
Perché è importante distinguere e gestire questi costi
Comprendere la differenza tra costi fissi e variabili è fondamentale per la pianificazione finanziaria e la gestione aziendale ma la loro classificazione non è sempre immediata: alcuni costi, infatti, possono avere caratteristiche miste, definiti “costi semi-fissi” o “costi semi-variabili”,
Ad esempio, la bolletta telefonica aziendale potrebbe avere una quota fissa mensile (il canone base) e una parte variabile (i costi delle chiamate). In questi casi, è importante scomporre il costo nelle sue componenti.
In sintesi, conoscere dove si collocano le diverse voci ha delle importanti implicazioni pratiche per la gestione della tua attività imprenditoriale, permettendoti di effettuare le operazioni più importanti per lo sviluppo e la salute della tua attività.
Per il calcolo del punto di pareggio (break-even point): sapere quanti prodotti devi vendere o quanti clienti servono per coprire tutti i costi fissi è essenziale per pianificare la tua strategia commerciale. Il punto di pareggio si calcola dividendo i costi fissi per il margine di contribuzione unitario (prezzo di vendita meno costi variabili unitari).
Per organizzare meglio il budget, monitorare i flussi di cassa e pianificare gli investimenti futuri.
Per le decisioni di pricing: conoscendo i tuoi costi variabili, puoi stabilire il prezzo minimo sotto il quale non dovresti mai scendere nel breve periodo. Nel lungo periodo, invece, il prezzo deve coprire sia i costi fissi che quelli variabili.
Per valutare opportunità di crescita: se ricevi un ordine aggiuntivo, dovrai considerare principalmente i costi variabili aggiuntivi, dato che i costi fissi sono già “coperti” dalla produzione esistente.
Per ottimizzare la struttura dei costi: un’azienda con molti costi fissi avrà maggiori rischi in caso di calo delle vendite, ma anche maggiori opportunità di profitto in caso di crescita. Al contrario, un’azienda con più costi variabili sarà più flessibile nei momenti difficili.
La gestione efficace di entrambi i tipi di costi, fissi e variabili, ti aiuterà quindi ad avere una visione chiara della tua struttura e a prendere decisioni più sicure.
Ma nella pratica, come si fa a gestirli in modo continuativo, senza perdere ore ogni mese?
Come effettuare la gestione dei costi? Ecco come può aiutarti l’assistente amministrativa e contabile virtuale
Un’ assistente virtuale specializzata nell’ambito amministrativo e contabile non è solo una figura di supporto: è una professionista fidata ed esperta che può aiutarti nelle operazioni economiche quotidiane della tua attività.
Ecco cosa può fare per te nella gestione dei costi fissi e variabili:
la classificazione e il monitoraggio delle spese, aiutandoti a mappare tutte le uscite e permettendoti di capire dove poter effettuare delle ottimizzazioni;
la creazione di prospetti mensili e report, con file Excel o dashboard intuitive per tenere sotto controllo entrate e uscite, con analisi mensili personalizzate così da poter vedere a colpo d’occhio dove stai spendendo troppo;
la gestione delle scadenze, dei rinnovi di abbonamenti, dei pagamenti da effettuare o eventuali rinegoziazioni da valutare, così da evitarti dimenticanze, penali o rinnovi inutili;
l’ottimizzazione dei costi, grazie all’analisi continua, per suggerirti strategie di risparmio;
il supporto al calcolo del punto di pareggio, per aiutarti ad orientare le prossime scelte commerciali;
la collaborazione con il tuo commercialista, per raccogliere e ordinare i documenti necessari alla tua contabilità, facilitando la comunicazione e supportandolo nell’operatività.
Chi può richiedere un supporto nella gestione dei costi fissi e variabili?
Molti imprenditori e liberi professionisti si trovano a gestire costi fissi e variabili in modo a volte poco organizzato, perdendo opportunità di ottimizzazione o, peggio ancora, prendendo decisioni basate su dati imprecisi. È qui che l’assistente virtuale amministrativa e contabile diventa un’alleata preziosa.
Il supporto che questa figura può offrire è ideale per diverse attività professionali, da realtà aziendali più grandi a studi più piccoli.
Ecco alcune categorie che hanno richiesto i miei servizi per ottimizzare la gestione delle loro contabilità:
i freelance e i liberi professionisti che vogliono più controllo senza perdersi nel mare dei numeri;
le piccole attività o le ditte individuali che vogliono un supporto snello, con la flessibilità di una collaborazione da remoto quando necessario;
leStartup e le microimprese che crescono rapidamente e hanno bisogno di avere la visione completa e dettagliata dei flussi di cassa;
le web agency, gli studi professionali, i negozi online che hanno necessità del supporto di una professionista esperta, flessibile e competente.
Affidati ad un’assistente amministrativa e contabile virtuale
Delegando le operazioni amministrative e contabili a un’assistente virtuale avrai sempre a disposizione informazioni precise e aggiornate che ti consentiranno di prendere decisioni consapevoli e strategiche per il futuro della tua azienda o della tua professione.
Con la mia assistenza amministrativa e contabile posso offrirtiinfattiun supporto professionale, discreto e su misura, che con competenza, organizzazione e visione d’insieme può liberare il tuo tempo e le tue risorse mentali.
Questo ti consentirà di concentrarti su ciò che sai fare meglio: la gestione delcuore della tua attività per far crescere il tuo business.
Per ulteriori approfondimenti e per sapere come posso alleggerire le tue attività fiscali, amministrative e contabili, contattami tranquillamente.
Valuteremo insieme la tua situazione e ti presenterò i miei servizi da remoto che ti aiuteranno a semplificare e velocizzare la tua attività professionale.
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La gestione amministrativa e contabile degli affitti brevi: la guida completa
Molte persone, proprietarie di immobili in località turistiche o in contesti di interesse come le grandi città, decidono di collocare le loro proprietà a reddito utilizzando il sistema degli affitti brevi per avere così un ritorno economico.
Occorre ricordare però che la gestione amministrativa e contabile degli affitti brevi richiede attenzione a diversi aspetti, inclusa la fiscalità, la registrazione dei contratti e la comunicazione dei dati. Per la contabilità, è essenziale tenere traccia di entrate e spese, e per la gestione fiscale, è importante conoscere la cedolare secca e la sua applicazione.
In questa guida troverai tutte le informazioni più importanti da conoscere per gestire al meglio la tua attività.
Affitto breve: le caratteristiche
Per “affitto breve” si intende una particolare tipologia di contratto di locazione che prevede un uso abitativo con una durata limitata, che può avere finalità turistica ma può essere anche utilizzata anche per motivi di lavoro o personali.
La normativa di riferimento è art. 4 del D.L. 50/2017 che descrive le caratteristiche principali delle locazioni brevi:
l’immobile deve essere locato con uso abitativo con una durata massima di 30 giorni per contratto, se si supera questa durata nell’arco dell’anno per gli stessi contraenti occorre la registrazione del contratto presso l’Agenzia delle Entrate;
il locatore dell’immobile deve essere una persona fisica, con una disponibilità di massimo quattro immobili utilizzati per la locazione breve, che offre un contratto di locazione ad un privato (altrimenti si passa ad una gestione imprenditoriale);
il locatore può gestire l’attività di locazione in autonomia oppure attraverso gli intermediari immobiliari (i Property Manager) o le piattaforme online per affitti brevi.
Insieme al soggiorno, possono essere anche offerti servizi accessori come la fornitura della biancheria o la pulizia dei locali, mentre sono escluse le forniture di servizi aggiuntivi “non connessi con le finalità residenziali dell’immobile”. Anche i ricavi derivanti dai servizi accessori sono soggetti allo stesso regime fiscale degli affitti brevi.
I regimi fiscali che possono essere applicati per la gestione dell’attività degli affitti brevi sono due tipi: la cedolare secca e l’aliquota IRPEF, che consentono vantaggi e hanno obblighi differenti.
Queste sono le indicazioni generali ma occorre poi fare attenzione ad eventuali regolamenti e restrizioni locali su questo tipo di locazione che variano in base al comune e alla regione.
La gestione amministrativa degli affitti brevi
Per quanto riguarda la gestione amministrativa, anche qui sono presenti molti aspetti da considerare e diversi obblighi da rispettare.
Obbligo di acquisizione e registrazione del CIN
A partire dal 1° gennaio 2025, occorre ottenere il Codice Identificativo Nazionale (CIN) per tutti gli immobili destinati agli affitti brevi, tramite la Banca Dati Strutture Ricettive (BDSR). Il codice identificativo dell’immobile è univoco e deve essere incluso in tutti gli annunci pubblicitari, sia online che offline, ed esposto all’esterno dello stabile;
Registrazione telematica dell’immobile
Per alcune regioni o comuni, occorre infatti registrare l’immobile online sul portale del comune di riferimento;
Comunicazione all’Agenzia delle Entrate
I gestori delle piattaforme online hanno l’obbligo di comunicare all’Agenzia delle Entrate, trimestralmente, i dati dei locatori, i corrispettivi percepiti e il numero di operazioni effettuate, come stabilito dal provvedimento 86984/2022.
Comunicazione degli ospiti alla Questura
Entro 24 ore dal loro arrivo nella struttura occorre registrare il loro generalità e darne comunicazione attraverso il portale.
La gestione contabile per gli affitti brevi
Altro aspetto da considerare per una gestione contabile corretta e puntuale degli affitti brevi è la conservazione di tutte le ricevute, le fatture e gli estratti conto bancari relativi all’attività, per dimostrare le entrate e le spese alle autorità fiscali e per risolvere eventuali contestazioni, in caso di controlli.
Inoltre, vi è anche l’obbligo della trasmissione dei dati inerenti ai contratti al sistema statistico regionale relativi alle presenze e alle assenze degli ospiti.
La gestione fiscale degli affitti brevi
Per la gestione fiscale degli affitti brevi si fa riferimento alle modifiche introdotte dal Decreto-legge 73/2022 (Decreto Semplificazioni) e della Legge di Bilancio 2024, finalizzate a rendere queste attività più trasparenti, ad esempio con l’introduzione del CIN (Codice Identificativo Nazionale) e della possibilità di scegliere la cedolare secca con aliquota al 21% sui redditi.
La tassazione: cedolare secca o aliquota IRPEF
Per la tassazione degli affitti brevi è possibile scegliere tra due tipologie di tassazione: la cedolare secca oppure l’aliquota IRPEF. Vediamo le differenze tra le due.
La cedolare secca
Gli affitti brevi sono generalmente soggetti alla cedolare secca, che sostituisce l’IRPEF e permette di non cumularla con altri redditi. L’aliquota è del 21% per il primo immobile, e del 26% per gli eventuali immobili aggiuntivi. La cedolare secca applica infatti una percentuale fissa, al contrario dell’aliquota IRPEF.
Le caratteristiche della cedolare secca sono:
il reddito imponibile fa riferimento ai redditi ottenuti dall’affitto breve;
non è possibile detrarre le spese di manutenzione o di ristrutturazione per gli immobili;
non sono previste imposte regionali e comunali.
L’aliquota IRPEF
Per quanto riguarda l’aliquota IRPEF, sono previste delle aliquote progressive, dal 23% al 43%, sulla base del reddito complessivo annuale e i redditi da locazione devono essere inseriti nella dichiarazione dei redditi (modello 730 o modello Redditi P.F.)
Se si sceglie la tassazione ordinaria IRPEF, è possibile dedurre alcune spese relative all’immobile, come gli interessi passivi sul mutuo, le spese per la manutenzione ordinaria e straordinaria, le spese condominiali, il compenso del Property Manager e le spese per la promozione pubblicitaria. Occorre allora conservare tutta la documentazione necessaria.
Gli altri oneri fiscali
Oltre al pagamento delle imposte, esistono altri adempimenti fiscali da rispettare per non incorrere in sanzioni ed essere sempre in regola:
il rilascio della ricevuta in caso di pagamento in contanti per un importo massimo di 5.000 euro (se superiore occorre un pagamento tracciato); mentre in caso di pagamento tracciato la ricevuta si può rilasciare solo su richiesta;
l’applicazione della marca da bollodi 2 euro sulla ricevuta se l’importo è superiore a 77,47 euro;
il versamento della tassa di soggiorno, in alcuni Comuni è prevista la tassa di soggiorno per i turisti che soggiornano in affitti brevi: si tratta di un importo, stabilito dal comune, per i turisti maggiorenni e dovuto per ogni notte del soggiorno e fino ad un numero massimo di notti. Questa imposta varia da comune a comune e va versata entro le scadenze stabile;
il pagamento dell’IMU (Imposta Municipale Unica, se l’immobile risulta come seconda casa del proprietario;
il versamento periodico dell’IVA che deve essere effettuato in caso di fornitura di servizi extra come pulizie, colazioni o trasporto calcolando l’IVA al 10%.
In caso la gestione degli affitti brevi sia stata affidata ad un intermediario immobiliare o ad un gestore telematico, occorrerà effettuare la ritenuta a loro carico che dovrà essere versata con il modulo F24.
Quando si utilizzano piattaforme online di prenotazione, è importante considerare che questi portali applicano una commissione, che viene detratta dall’importo del canone trasferito al proprietario. Tale commissione incide anche sul titolare del reddito. Ciò significa che l’ammontare ricevuto dal portale non equivale a quello pagato dall’ospite, poiché risulta al netto delle commissioni. Il titolare del reddito ha l’obbligo allora di emettere una ricevuta per l’importo totale corrisposto dall’ospite.
In generale, l’attività di locazione occasionale e sporadica viene esentata dal pagamento dell’IVA (secondo l’articolo 10, n.8, Dpr 633/1972).
Come scegliere la tassazione migliore per la gestione degli affitti brevi?
La scelta del regime per la gestione fiscale va valutata caso per caso e destreggiarsi tra gli obblighi fiscali, il rispetto delle normative e delle scadenze non è facile.
In linea generale, si può dire che in caso di reddito elevato, se l’aliquota IRPEF dovesse superare il 21% e se non ci sono costi elevati di gestione dell’immobile è più conveniente aderire alla cedolare secca.
Mentre l’applicazione dell’aliquota IRPEF è da preferire in presenza di redditi più bassi e di grosse spese deducibili.
Inoltre, nel caso tu sia in possesso di cinque o più alloggi utilizzati per l’attività di affitti brevi, si delineano le caratteristiche di un’attività imprenditoriale ed occorre necessariamente procedere con:
l’apertura della partita IVA;
l’iscrizione al Registro delle Imprese;
l’applicazione dell’aliquota IRPEF, dove è possibile portare in detrazione le eventuali spese sostenute per la gestione dell’attività.
Le sanzioni applicabili
Se non vengono rispettati questi obblighi fiscali e normativi, si può incorrere in sanzioni significative da parte delle autorità competenti, in particolare:
se non si è in possesso del CIN è prevista una sanzione pecuniaria che va da 800 a 8.000 euro, a seconda della grandezza della struttura destinata all’affitto breve;
la mancata esposizione del CIN può essere punita con una sanzione che va da 500 a 5.000 euro, calcolata in base alla grandezza della struttura e applicata per ciascuna struttura;
per l’omessa dichiarazione dei redditi, la sanzione prevista va dal 120% al 240% dell’imposta dovuta, con in più gli interessi di mora;
per l’omessa comunicazione degli ospiti alla questura, la sanzione amministrativa prevede un importo fino a 1.000 euro, oltre a possibili implicazioni penali in caso di ripetizione dell’infrazione;
per la mancata applicazione o il mancato versamento della cedolare secca o IRPEF, sono previste sanzioni con importi proporzionali all’importo omesso;
per il mancato versamento dell’imposta di soggiorno, è prevista una sanzione pari al doppio dell’importo omesso, più gli interessi;
per la mancata osservanza delle norme di sicurezza antincendio e dell’assenza di dispositivi per la rilevazione del gas e di estintori, sono previste delle sanzioni amministrative pesanti, con sanzioni pecuniarie da 600 a 6.000 euro con la possibile sospensione dell’attività.
In conclusione
La gestione amministrativa e contabile degli affitti brevi richiede quindi una conoscenza approfondita delle normative vigenti, l’impegno nella gestione dei documenti e la consapevolezza delle implicazioni fiscali. La gestione autonoma può non bastare ed è consigliabile rivolgersi a un professionista del settore per ottenere supporto e chiarimenti, soprattutto alla luce delle recenti novità normative.
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Esportatore abituale, plafond IVA e dichiarazione d’intento nel 2025
Se sei un esportatore abituale, con rapporti commerciali con Paesi europei ed extraeuropei, conoscere le regole per l’utilizzo del plafond IVA è essenziale per ottimizzare la gestione fiscale della tua attività. Nel 2025, restano in vigore alcune procedure consolidate, ma è fondamentale prestare attenzione a scadenze, requisiti e alla corretta emissione della lettera d’intento. Vediamo insieme cosa significa essere un esportatore abituale, come funziona il plafond IVA e la lettera d’intento.
Chi è l’esportatore abituale?
L’esportatore abituale è un soggetto IVA che effettua operazioni di esportazione, cessioni intracomunitarie e operazioni assimilate in misura significativa. Secondo la normativa vigente, per ottenere lo status di esportatore abituale è necessario che il volume delle operazioni registrate verso l’estero superi il 10% del volume d’affari complessivo realizzato nell’anno precedente, secondo quanto previsto dall’articolo20 del DPR n. 633/72.
Gli esportatori abituali hanno la possibilità di acquistare beni e servizi senza applicazione dell’IVA, attraverso l’utilizzo del cosiddetto “plafond” nell’ottica che, se la merce verrà esportata e venduta all’estero, in un regime fiscale senza IVA, allora anche l’acquisto dei beni e servizi può essere fatto senza IVA.
Cos’è il plafond IVA?
Il plafond IVA è rappresentato quindi dalla somma dei corrispettivi relativi alle operazioni internazionali svolte e costituisce il limite massimo entro cui un esportatore abituale può acquistare beni e servizi senza dover corrispondere l’IVA. In pratica, si tratta di un vantaggio fiscale che consente di migliorare la liquidità aziendale evitando anticipazioni d’imposta.
Esistono due tipi di plafond:
Il plafond fisso (o annuale), basato sul volume delle operazioni relative ad esportazioni e attività assimilabili registrate nell’anno solare precedente e utilizzabile per tutto l’anno solare successivo;
Il plafond mobile, calcolato in base alle operazioni registrate nei 12 mesi precedenti alla data dell’acquisto; quindi, è necessario che l’attività sia in essere da almeno 12 mesi e che vengano soddisfatti i requisiti di esportatore abituale con una verifica mensile.
L’utilizzo del plafond fisso può risultare più agevole rispetto a quello mobile, in quanto il calcolo dell’importo annuale che può essere utilizzabile e la sussistenza delle condizioni di esportatore abituale vengono effettuale una volta all’anno. D’altro canto, l’utilizzo del plafond mobile può rappresentare la soluzione più conveniente se si intraprende un percorso di crescita del fatturato all’estero.
Per avvalersi del plafond, l’esportatore abituale deve rilasciare al fornitore una dichiarazione (o lettera) d’intento, dichiarando la volontà di acquistare senza applicazione dell’IVA, prima di procedere ad ogni operazione.
Il plafond può essere utilizzato per acquistare beni e servizi, ad eccezione di terreni, fabbricati, beni esclusi dal diritto di detrazione dell’IVA e i beni che non rispettano i requisiti di inerenza.
Plafond IVA: quali operazioni contribuiscono a formarlo
Ecco un elenco delle operazioni più importanti che contribuiscono a formare il plafond IVA, utilizzabile dall’esportatore abituale:
le esportazioni dirette (incluse esportazioni triangolari) – escluse esportazioni a titolo gratuito (art 8, comma 1 lett. a) DPR 633/1972);
le cessioni di beni effettuate a soggetti extra UE che provvedono all’esportazione dalla UE entro 90 gg dalla consegna – escluse esportazioni a titolo gratuito (art 8, comma 1 lett. b) DPR 633/1972)
le operazioni assimilate alle cessioni all’esportazione, effettuate nell’esercizio dell’attività propria dell’impresa (art 8 bis comma 1 DPR 633/1972);
i servizi internazionali o connessi agli scambi internazionali, effettuati nell’esercizio dell’attività propria dell’impresa (art 9, comma 1 DPR 633/1972);
le cessioni e prestazioni a residenti nella Città Del Vaticano e Repubblica San Marino assimilate agli artt.8, 8bis e 9 (art 71 comma 1 DPR 633/1972);
le cessioni e prestazioni non soggette ad imposta in base a trattati ed accordi internazionali assimilate agli artt.8, 8bis e 9 (art 72 DPR 633/1972)
le cessioni intra UE di beni non imponibili (incluse operazioni triangolari), le cessioni intra UE di oro industriale ed argento puro, la triangolazione UE – promotore soggetto passivo IVA di stato membro UE, la triangolazione UE – promotore soggetto passivo IVA nazionale, le cessioni intra UE di tutti i prodotti agricoli e ittici, anche se non compresi in Tab. A, Parte Prima, effettuate da produttori agricoli ex art.34 DPR 633/1972 (Art. 41 comma 1 e 2 DL 331/1993);
le cessioni di beni estratti da deposito IVA con trasporto o spedizione Intra UE (art. 50 bis, comma 4, lett. f) DL 331/1993);
le cessioni beni estratti da deposito IVA con trasporto o spedizione extra UE (art. 50 bis, comma 4, lett. g) DL 331/1993);
la triangolazione nazionale – cessioni beni verso operatori nazionali mediante consegna a operatore comunitario in altro Stato UE (art. 58, comma 1 DL 331/1993);
i margini positivi relativi a operazioni non imponibili riguardanti i beni usati che costituiscono plafond (art. 37, comma 1 DL 41/1995).
Occorre ricordare che, una volta scelto il criterio da utilizzare tra plafond fisso e mobile, questo sarà modificabile solo al 1° gennaio dell’anno successivo e non potrà essere modificato durante l’anno.
La dichiarazione o lettera d’intento dell’esportatore abituale: cos’è e come funziona
Per usufruire del plafond IVA, l’esportatore abituale deve inviare ai propri fornitori la dichiarazione (o lettera) d’intento, che li autorizza a non applicare l’IVA sulle operazioni effettuate. Il modello per la dichiarazione d’intento è disponibile sul sito dell’Agenzia dell’Entrate.
Queste le informazioni che devono essere contenute nella lettera d’intento:
i dati del fornitore e dell’esportatore abituale;
la dichiarazione di voler acquistare senza applicazione dell’IVA;
l’ammontare del plafond disponibile;
i riferimenti normativi utilizzati.
Dal 2020, l’invio della lettera d’intento deve avvenire esclusivamente tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate. Dopo l’invio telematico, il fornitore deve verificare l’avvenuta trasmissione e conservare la ricevuta.
Le procedure operative nel 2025 per l’esportatore abituale
In questo elenco trovi un utile riepilogo delle attività da svolgere per poter utilizzare il plafond IVA nella maniera più corretta:
la verifica della soglia del 10%, assicurandoti di calcolare correttamente il volume delle esportazioni nell’anno precedente;
il calcolo del plafond IVA disponibile considerando le due modalità, fisso e mobile, e il suo monitoraggio costante;
la compilazione della lettera d’intento, utilizzando i modelli aggiornati disponibili sul sito dell’Agenzia delle Entrate;
l’invio telematico, effettuando la trasmissione online inviando al fornitore una copia della lettera d’intento con la ricevuta di avvenuta presentazione;
la registrazione contabile, annotando la lettera d’intento nei registri IVA e conservando la documentazione.
Vediamo ora le sanzioni previste in caso di errore e di una gestione poco attenta del plafond IVA disponibile.
Le sanzioni previste in caso di errori
La mancata trasmissione o un errore nella compilazione della lettera d’intento può comportare l’emissione di sanzioni amministrative comprese tra il 100% e il 200% dell’imposta non applicata, oltre al pagamento del tributo.
Un’altra situazione da tenere monitorata, e che può derivare da una disattenzione, è quella dello “splafonamento” dove l’importo degli acquisti richiesti supera il plafond disponibile.
In questi casi occorre regolarizzare la situazione attraverso l’emissione di una autofattura o di una fattura integrativa, a seconda della situazione. Altrimenti si può incorrere nella sanzione amministrativa, prevista in caso di splafonamento, che corrisponde al 70% dell’IVA non applicata al momento dell’acquisto.
In conclusione
L’utilizzo corretto del plafond IVA e l’invio tempestivo della lettera d’intento rappresentano un’opportunità significativa per gli esportatori abituali, in grado di migliorare la gestione della liquidità e ridurre la pressione fiscale.
Essere aggiornati sulle procedure e adempiere correttamente agli obblighi è essenziale per evitare sanzioni e garantire una gestione aziendale efficiente. Se hai dubbi o necessiti di assistenza, affidati a una figura professionale esperta per gestire al meglio la normativa fiscale in vigore nel 2025.
Per ulteriori approfondimenti e per un controllo dei requisiti della tua impresa, contattami tranquillamente. Valuteremo insieme la tua situazione e ti presenterò i miei servizi di gestione amministrativa e contabile da remoto che ti aiuteranno ad alleggerire e semplificare la tua attività professionale.
