Principio di cassa e principio di competenza: caratteristiche, differenze e applicazione nel regime forfettario
Principio di cassa e principio di competenza: caratteristiche, differenze e applicazione nel regime forfettario
Se hai una partita IVA, sei titolare di un’impresa o stai valutando di avviare un’attività, molto probabilmente ti sarai trovato di fronte a questi due termini: principio di cassa e principio di competenza. Spesso vengono citati dal commercialista, compaiono nei software gestionali o emergono durante la dichiarazione dei redditi ma non sempre è chiaro cosa significhino davvero e, soprattutto, quali conseguenze pratiche abbiano sulla tua gestione fiscale.
Molti professionisti e titolari di PMI, infatti, si chiedono se, ai fini fiscali, si tenga conto della data di emissione della fattura o di quella del pagamento. Specialmente nei periodi a cavallo della fine dell’anno, può esserci qualche incertezza se l’incasso va ad influenzare il reddito dell’anno vecchio o di quello nuovo.
In questo articolo vedremo in modo semplice la distinzione tra i due concetti e le loro applicazioni.
Due principi, una scelta.
Quando si gestisce un’attività economica — che si tratti di uno studio professionale, di una ditta individuale o di una società — è necessario stabilire quando un ricavo o un costo “entra” ufficialmente nella contabilità e, di conseguenza, nel calcolo delle imposte.
Esistono due criteri principali per farlo:
- il principio di competenza, che guarda al momento in cui nasce il diritto o l’obbligo economico;
- il principio di cassa, che guarda al momento in cui il denaro entra o esce concretamente.
Sembra una distinzione sottile, ma le implicazioni sono tutt’altro che marginali: possono cambiare l’anno in cui paghi le tasse su un determinato ricavo, influenzare la pianificazione della liquidità e, nel caso del regime forfettario, persino determinare la persistenza o meno all’interno del regime agevolato.
La legge stabilisce dei criteri chiari che vanno applicati in base al tuo regime contabile e non è possibile scegliere liberamente quale principio applicare.
Cos’è il principio di cassa
Il principio di cassa stabilisce che un ricavo o una spesa contano fiscalmente solo nel momento in cui avviene realmente l’incasso o il pagamento.
In parole semplici, il compenso viene tassato nel momento in cui è disponibile sul conto corrente e la spesa viene considerata nel momento in cui viene emesso il pagamento.
Questo principio viene utilizzato principalmente da professionisti, freelance, lavoratori autonomi, ditte individuali e società di persone in regime di contabilità semplificata (con ricavi annui fino a 400 mila euro se svolgono prestazioni di servizi o 700 mila euro negli altri casi) e, in generale, da chi opera con un regime forfettario.
Con il principio di cassa il criterio è più immediato e la contabilità più snella: contano solo i ricavi effettivamente incassati e i costi effettivamente pagati nel corso dell’anno.
Cos’è il principio di competenza
Il principio di competenza funziona in maniera diversa e prevede che il risultato economico derivi dalla differenza tra ricavi e costi di un determinato periodo. Questo permette di rappresentare la situazione economica reale dell’azienda in un dato momento.
Secondo questo principio, ogni transazione economica va registrata seguendo il periodo di riferimento per le imposte, indipendentemente dal momento in cui avviene l’effettivo incasso o pagamento.
Nel caso, ad esempio, degli e-commerce e delle vendite online, l’emissione della fattura è contestuale al pagamento dell’ordine effettuato o al termine del servizio.
Il principio di competenza è obbligatorio per tutte le imprese in contabilità ordinaria come le società di capitali (s.p.a., s.r.l., cooperative), le ditte individuali e le società di persone con ricavi superiori a 400 mila euro se svolgono servizi o 700 mila euro negli altri casi,
Differenza tra il ricavo e il costo di competenza
Il ricavo di competenza fa riferimento al valore della vendita di determinato bene o servizio all’interno del periodo di riferimento.
I momenti della vendita però possono cambiare a seconda che si tratti di un bene o di un servizio:
- per il bene, la vendita avviene quando si verifica il passaggio di proprietà, quindi alla consegna dell’oggetto al compratore ma nel caso di un immobile, ad esempio, si realizza alla firma dell’atto di vendita;
- per il servizio, la vendita avviene al momento della sua erogazione con il pagamento del corrispettivo oppure, se il pagamento avviene prima del completamento della prestazione, con il rilascio di una ricevuta d’acconto.
Il costo di competenza è, invece, il valore delle risorse che sono state impiegate per realizzare la vendita del bene o del servizio. Questo viene registrato alla sua maturazione o alla conclusione del ciclo produttivo e va al di là della data di pagamento per la vendita.
Questa logica è alla base degli strumenti tipici della contabilità ordinaria:
- i ratei attivi e passivi, che rappresentano le quote di ricavi o costi maturati ma non ancora incassati/pagati;
- i risconti attivi e passivi, che rappresentano le quote di costi o ricavi già pagati/incassati ma di competenza degli esercizi futuri;
- gli accantonamenti, i costi stimati che si riferiscono all’esercizio corrente ma saranno sostenuti in futuro.
Questa distinzione tra i due principi è importante anche per la gestione della contabilità: il principio di cassa ha, generalmente, una gestione più semplice; mentre il principio di competenza ha una gestione più articolata, che richiede una particolare attenzione.
Differenza tra IVA per cassa e principio di cassa
Questi due termini vengono spesso confusi, ma indicano due concetti ben distinti. Il principio di cassa riguarda la contabilità e il calcolo del reddito. L’IVA per cassa è un’opzione separata che permette di liquidare l’IVA solo sulle fatture effettivamente incassate (o comunque entro un anno dall’operazione), ed è disponibile anche per chi adotta la contabilità per competenza.
I pagamenti a cavallo d’anno: come comportarsi
Una delle domande che mi viene rivolta più spesso, e che genera più dubbi nella pratica, è quella che riguarda il comportamento da tenere con i pagamenti a cavallo dell’anno. Quelli, per interderci, che avvengono a ridosso del 31 dicembre o dei primissimi giorni di gennaio.
La regola generale è: conta il momento in cui hai effettivamente la disponibilità della somma. Ma l’applicazione concreta dipende anche dallo strumento di pagamento.
Vediamo le differenze in base al tipo di pagamento utilizzato.
Contanti — Il denaro è disponibile nel momento in cui lo si riceve fisicamente. Se il cliente effettua il pagamento il 31 dicembre, quel compenso è dell’anno in corso; se il pagamento avviene il 2 gennaio, è del nuovo anno.
Bonifico bancario — La data rilevante è la “data disponibile” indicata sull’estratto conto, ovvero il giorno in cui si può effettivamente disporre della somma. Attenzione: non sempre coincide con la data di esecuzione del bonifico da parte del cliente.
Assegno — Viene tenuta in considerazione la data in cui il titolo di credito entra nella disponibilità del beneficiario.
Carta di credito o di debito — Generalmente vale il rilevamento della data di accredito sul conto corrente.
Incasso parziale — Il principio di cassa si applica proporzionalmente: se si incassa solo una parte della fattura entro il 31 dicembre, solo quella parte entra nel reddito dell’anno corrente. Il resto sarà tassabile nell’anno in cui viene effettivamente incassato.
Il consiglio pratico che mi sento di dare ai miei clienti è quello di fare, in prossimità della fine dell’anno, una riconciliazione attenta tra le fatture emesse e gli incassi reali risultanti dall’estratto conto. Questo lavoro — che si può svolgere in collaborazione con l’assistente virtuale amministrativa e contabile — è essenziale per evitare errori nella dichiarazione dei redditi.
Il regime forfettario e il principio di cassa
Con l’adesione al regime forfettario, viene applicato automaticamente il principio di cassa. È la legge stessa a prevederlo (art. 1, commi 54–89, Legge 190/2014), con l’obiettivo di semplificare la gestione amministrativa e fiscale di chi adotta questo regime agevolato.
In concreto significa che i ricavi diventano imponibili solo quando vengono effettivamente incassati, non quando viene emessa la fattura.
Nel regime forfettario non si deducono i costi in modo analitico. Si applica un coefficiente di redditività — che varia a seconda del codice ATECO della tua attività — al totale dei compensi incassati nell’anno. Il risultato è la base imponibile su cui si calcola l’imposta sostitutiva del 15% (o del 5% per i primi 5 anni in caso di nuova attività).
Il principio di cassa e la soglia degli 85.000 €
Uno degli aspetti più delicati riguarda il calcolo della soglia massima dei ricavi per rimanere nel forfettario, attualmente fissata a 85.000 € annui.
Anche qui vale il principio di cassa: contano i compensi effettivamente incassati nell’anno, non le fatture emesse.
In caso di superamento della soglia, bisogna tenere in considerazione due possibilità:
- se i compensi e i ricavi non superano i 100.000 €, è possibile conservare il regime forfettario per l’anno in corso ma, per l’anno successivo è obbligatorio il passaggio al regime ordinario;
- se i compensi e i ricavi superano i 100.000 €, avviene la perdita immediata del diritto all’accesso al regime forfettario e occorre passare subito al regime ordinario con l’applicazione dell’IVA.
Come visto, occorre monitorare gli incassi reali e, nel calcolo dei compensi incassati, bisogna prestare attenzione non solo alla data di emissione della fattura ma soprattutto alla data effettiva dell’incasso.
Una gestione disordinata può portare ad errori nel conteggio e ad un possibile superamento involontario della soglia con relativi problemi fiscali.
I pro del principio di cassa
Il principio di cassa presenta diversi vantaggi, soprattutto per freelance e professionisti.
Questi i principali punti a favore da tenere in considerazione:
- la tassazione sugli importi realmente ricevuti, che consente di evitare problemi di liquidità e poter gestire meglio il flusso di cassa;
- la gestione più semplice della contabilità con meno registrazioni, meno assestamenti contabili e una verifica più semplice e veloce delle entrate;
- il maggiore controllo finanziario che permette di avere una visione più concreta delle disponibilità economiche.
I contro del principio di cassa
Anche se più semplice, il principio di cassa richiede attenzione e ci sono degli aspetti importanti da non sottovalutare:
- il controllo costante degli incassi con una verifica precisa e puntuale delle date dei bonifici e dei pagamenti ricevuti a fine anno;
- il rischio di disorganizzazione se non si ha un metodo stabilito per controllare le fatture emesse, quelle incassate e i compensi ancora da ricevere;
- le possibili conseguenze sul regime forfettario dovute a inesattezze nel calcolo con il superamento della soglia prevista per la permanenza nel regime.
Tra i tanti impegni quotidiani, le scadenza da rispettare e le consegne dei lavori può diventare estremamente complicato, se non molto difficile, fare tutto in autonomia.
Gli errori, purtroppo, possono capitare e i più comuni da evitare sono proprio quelli che riguardano la confusione nella gestione fiscale e l’aggiornamento della contabilità.
Come organizzare la contabilità in modo semplice
Conoscere la differenza tra il principio di cassa e di competenza permette, quindi, di pianificare meglio la liquidità dell’azienda, gestire con consapevolezza la soglia del forfettario, affrontare senza sorprese eventuali cambi di regime nell’attività professionale.
Nella pratica quotidiana, tuttavia, questi calcoli richiedono precisione, aggiornamento costante e attenzione ai dettagli.
Una buona organizzazione amministrativa e contabile permette di evitare stress e problemi fiscali, soprattutto a fine anno, quando si è alle prese con le stampe fiscali e i pagamenti a cavallo tra dicembre e gennaio possono complicare notevolmente il quadro.
Se hai bisogno di supporto nella gestione delle fatture e dei documenti fiscali contattami senza impegno e valuteremo insieme la tua situazione.
La mia esperienza ventennale nel settore e la mia competenza tecnica ti possono aiutare nella gestione fiscale, facendoti risparmiare tempo e permettendoti di lavorare con maggiore tranquillità.
La tua attività professionale merita di essere seguita con attenzione e io sono qui per aiutarti a farlo con cura e professionalità.
